Ausgangslage: viele Vorhaben, wenig Reihenfolge
In den meisten Verwaltungen fehlt es nicht an Ideen, sondern an einer belastbaren Reihenfolge. OZG-Leistungen, Registermodernisierung, E-Akte, Smart-City-Projekte, Microsoft 365, KI-Pilotprojekte und der laufende Betrieb konkurrieren um dieselben Menschen und dasselbe Budget. Eine IT- und Digitalisierungsstrategie macht diese Konkurrenz sichtbar und entscheidet sie.
Dafür braucht es weniger Hochglanz als Klarheit: Wohin soll sich die städtische IT in drei bis fünf Jahren entwickeln, nach welchen Grundsätzen wird entschieden, und welche zehn bis fünfzehn Maßnahmen bringen die Stadt dorthin?
Was in eine umsetzbare Strategie gehört
| Baustein | Inhalt | Woran man ihn erkennt |
|---|---|---|
| Leitbild & Grundsätze | Fünf bis acht Architektur- und Beschaffungsgrundsätze, etwa „Daten vor Anwendungen“ oder „Cloud first, nicht Cloud only“ | Man kann damit eine konkrete Beschaffung begründen oder ablehnen |
| Bestandsaufnahme | Anwendungslandschaft, Abhängigkeiten, Verträge mit Laufzeiten, Kosten, Personal | Kündigungsfristen und Wechselzeitpunkte stehen fest |
| Handlungsfelder | Etwa Bürgerservice, interne Prozesse, Daten & Architektur, Smart City, Arbeitsplatz, Sicherheit, Kompetenzen | Jedes Feld hat ein Ziel, das sich messen lässt |
| Roadmap | Maßnahmen mit Reihenfolge, Abhängigkeiten, Aufwand und Budget je Jahr | Passt in Haushaltsplanung und Stellenplan |
| Governance | Wer entscheidet über Architektur, Beschaffung und Prioritäten; wie Fachbereiche Anforderungen einbringen | Es gibt ein Gremium mit klarer Tagesordnung, nicht nur einen Verteiler |
| Kennzahlen | Wenige, ehrliche Kennzahlen: Online-Quote je Leistung, Durchlaufzeiten, Wiederverwendung von Services | Werden jährlich berichtet, auch wenn sie unbequem sind |
Vorgehen in vier Schritten
- Gespräche statt Fragebogen: Interviews mit Verwaltungsleitung, Fachbereichen, IT-Betrieb, Personalrat und Datenschutz. Erfahrungsgemäß reichen zehn bis fünfzehn Gespräche für ein ehrliches Bild.
- Bestandsaufnahme und Grundsätze: Anwendungslandschaft, Verträge und Abhängigkeiten auf einer Seite, dazu ein Entwurf der Grundsätze zur Diskussion.
- Priorisierung im Workshop: Maßnahmen werden nach Wirkung, Aufwand, Risiko und Abhängigkeiten bewertet – gemeinsam, nachvollziehbar und dokumentiert.
- Strategie, Roadmap, Vorlage: Ein Dokument für die Arbeit, eine Kurzfassung für die Verwaltungsleitung und eine Beschlussvorlage für die politischen Gremien.
Für Verwaltungsleitung und Rat geschrieben
Eine Strategie wird erst wirksam, wenn sie beschlossen und finanziert ist. Deshalb übersetzen wir Architekturfragen in die Sprache von Haushalt, Bürgerservice und Risiko: Was kostet es, wenn wir nichts tun? Welche Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter gehen wir ein? Was merken Bürger*innen und Mitarbeitende im nächsten Jahr?
- Kurzfassung auf zwei Seiten, ohne Abkürzungen
- Beschlussvorschlag mit Kosten je Haushaltsjahr
- Barrierefreie Fassung als PDF nach PDF/UA, geprüft mit DokAudit
- Präsentation für Ausschuss oder Rat, auf Wunsch mit uns gemeinsam vorgestellt
Fortschreiben statt neu schreiben
Die beste Strategie ist eine, die jedes Jahr ein wenig angepasst wird, statt alle fünf Jahre neu geschrieben zu werden. Wir richten die Roadmap so ein, dass Ihr Team sie selbst pflegt: als gemeinsame Liste mit Status, Verantwortlichen und Begründungen, aus der der Jahresbericht fast von selbst entsteht.
Grenzen: Für Breitband- und Mobilfunkausbau, Netze und Rechenzentrumsbetrieb sind wir nicht der richtige Partner. In der Strategie berücksichtigen wir diese Themen als Rahmen und Abhängigkeiten; die Fachplanung übernehmen Spezialist*innen.