Das Lastenheft für eine moderne kommunale Website

Warum ein Lastenheft?

Viele Website-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an unklaren Erwartungen. Was „barrierefrei“ heißen soll, wer Inhalte pflegt, was mit den alten Adressen passiert oder wie die Stadt-App angebunden wird, steht oft nirgends – und wird später teuer nachverhandelt.

Ein Lastenheft macht diese Erwartungen sichtbar, vergleichbar und überprüfbar. Es ist die Grundlage für Angebote, für die Wertung in der Vergabe und für die Abnahme am Ende.

Ablauf

flowchart TB
  A["Ziele klären<br/>Workshop mit allen Beteiligten"] --> B["Ist-Analyse<br/>Crawler · Statistik · Barrieren"]
  A --> N["Nutzer*innen befragen"]
  B --> C["Anforderungen<br/>Muss · Soll · Kann"]
  N --> C
  C --> D["Technisches Konzept<br/>Architektur · Schnittstellen · Betrieb"]
  D --> E["Lastenheft &<br/>Bewertungsmatrix"]
  E --> F{"Abstimmung<br/>in den Gremien"}
  F -->|freigegeben| G["Vergabe"]
  F -->|Anpassungen| C
  G --> H1["Umsetzung durch uns"]
  G --> H2["gemeinsam mit anderen"]
  G --> H3["durch anderen Anbieter"]
  H1 & H2 & H3 --> Z["Abnahme nach<br/>festgelegten Kriterien"]
  classDef sonne fill:#FFCE00,stroke:#2F2F2F,color:#000000,stroke-width:1.5px
  classDef blau fill:#4678A0,stroke:#2F2F2F,color:#ffffff,stroke-width:1.5px
  classDef weiss fill:#ffffff,stroke:#BBBCBC,color:#000000
  class E sonne
  class Z blau
  class A,B,N,C,D,G,H1,H2,H3 weiss
        

Was in ein gutes Lastenheft gehört

1. Ausgangslage & ZieleWarum der neue Auftritt, woran Erfolg gemessen wird
2. Zielgruppen & LebenslagenWer die Website nutzt und was gesucht wird
3. Ist-AnalyseSeiten, Dokumente, Systeme, Zugriffe, Barrieren
4. InformationsarchitekturStruktur, Seitentypen, Navigation, Suche
5. Funktionale AnforderungenBausteine, Online-Dienste, Termine, Formulare
6. BarrierefreiheitBITV 2.0, WCAG 2.2 AA, EN 301 549, Leichte Sprache, DGS
7. Datenschutz & SicherheitDSGVO, AV-Vertrag, Härtung, Statistik ohne Cookies
8. Redaktion & RollenRechte, Freigaben, Vorlagen, Schulung
9. SchnittstellenFachverfahren, Ratsinfo, App, Open Data, KI
10. Migration & WeiterleitungenImport, Weiterleitungsplan, keine 404
11. Betrieb & ServiceHosting, Updates, Reaktionszeiten, Monitoring
12. Abnahme & WertungPrüfkriterien, Bewertungsmatrix, Zeitplan

Beispiel-Anforderungen

Jede Anforderung bekommt eine eindeutige Nummer, eine Priorität und ein Kriterium, an dem sich die Umsetzung messen lässt:

Zeitplan

gantt
  dateFormat YYYY-MM-DD
  axisFormat KW %V
  section Analyse
  Auftakt-Workshop           :done, a1, 2027-01-04, 5d
  Bestandsaufnahme und Crawl :done, a2, after a1, 14d
  Nutzerbefragung            :a3, after a1, 14d
  section Konzept
  Informationsarchitektur    :b1, after a2, 14d
  Technisches Konzept        :b2, after a2, 21d
  Klickprototyp              :b3, after b1, 14d
  section Lastenheft
  Anforderungen und Prioritäten :c1, after b2, 14d
  Bewertungsmatrix              :c2, after c1, 7d
  Abstimmung in den Gremien     :crit, c3, after c2, 14d
        

Was Sie bekommen

• LastenheftAlle Anforderungen nummeriert, priorisiert und mit Abnahmekriterien
• Technisches KonzeptArchitektur, Schnittstellen, Sicherheit, Hosting und Betrieb
• KlickprototypStruktur und wichtigste Seitentypen zum Ausprobieren
• BewertungsmatrixKriterien und Gewichtung für die Wertung der Angebote
• Kosten- und ZeitrahmenRealistische Schätzung für Haushalt und Gremien
• WeiterleitungsplanAlle bestehenden Adressen, vorbereitet für den Umzug

Typische Fehler – und wie wir sie vermeiden

• Ein Produkt wird festgeschrieben. Das verengt den Wettbewerb und ist vergaberechtlich heikel. Wir beschreiben Anforderungen produktneutral.
• Barrierefreiheit steht nur als Satz drin. Ohne Prüfverfahren und Kriterien ist sie nicht abnehmbar. Wir definieren beides.
• Die Migration wird vergessen. Inhalte, Dokumente und alte Adressen machen oft den größten Aufwand aus. Wir erfassen sie vorab mit dem Crawler.
• Der Betrieb fehlt. Updates, Hosting und Reaktionszeiten entscheiden über die Kosten der nächsten Jahre. Sie gehören in die Wertung.
• Die Redaktion wird nicht gefragt. Wer täglich mit dem System arbeitet, kennt die eigentlichen Probleme. Wir binden sie von Anfang an ein.

Beratung und Vergabe

Wir erstellen Konzept und Lastenheft unabhängig davon, wer später umsetzt. Wichtig ist dabei Transparenz: Unternehmen, die an der Vorbereitung einer Vergabe beteiligt waren, dürfen sich nur beteiligen, wenn der Wettbewerb dadurch nicht verzerrt wird. Wir klären deshalb mit Ihnen und Ihrer Vergabestelle vorab, ob wir ausschließlich beraten oder uns später auch um die Umsetzung bewerben – und dokumentieren das.

Worauf es bei Ausschreibung, Bewertungsmatrix und dem Wechsel weg von einem bestehenden System ankommt, beschreiben wir ausführlich im Fachartikel Website ausschreiben: Lastenheft, Auswahlkriterien und der Wechsel weg von Sitecore.