Website ausschreiben: Lastenheft, Auswahlkriterien und der Wechsel weg von Sitecore

In eigener Sache: Wir sind nicht neutral. Wir setzen kommunale Websites bevorzugt mit Payload CMS und Puck um und bewerben uns auch um solche Aufträge. Gerade deshalb beschreiben wir hier Kriterien, die unabhängig vom System gelten – und nennen auch die Fälle, in denen andere Systeme die bessere Wahl sind.

Der Weg zur Vergabe

Lastenheft und Pflichtenheft: wer schreibt was?

Das Lastenheft schreibt die Kommune – oder lässt es schreiben. Es beschreibt, was die neue Website leisten muss: Ziele, Zielgruppen, Inhalte, Funktionen, Barrierefreiheit, Datenschutz, Schnittstellen, Migration, Betrieb. Es ist Grundlage der Ausschreibung.

Das Pflichtenheft erstellt der Auftragnehmer nach dem Zuschlag. Es beschreibt, wie jede Anforderung technisch umgesetzt wird, und wird von der Kommune freigegeben. Es ist Grundlage für Umsetzung und Abnahme.

Damit das funktioniert, braucht jede Anforderung im Lastenheft drei Dinge: eine eindeutige Nummer, eine Priorität (Muss, Soll, Kann) und ein prüfbares Abnahmekriterium. „Die Website ist barrierefrei“ reicht nicht; „Prüfbericht nach BITV 2.0 ohne kritische Befunde vor der Abnahme“ schon. Wie ein solches Lastenheft aufgebaut ist, zeigen wir auf unserer Seite Lastenheft & Konzept.

Die vergaberechtlichen Grundregeln

Welche Regeln im Einzelnen gelten, hängt vom Auftragswert und vom Landesrecht ab – die Vergabestelle sollte von Anfang an dabei sein. Einige Grundsätze gelten aber immer:

• Den Auftragswert ehrlich schätzen. Entscheidend ist der Gesamtwert einschließlich Betrieb und Wartung über die Vertragslaufzeit. Liegt er über dem EU-Schwellenwert – für Liefer- und Dienstleistungen kommunaler Auftraggeber im Bereich von gut 200.000 Euro netto, der Wert wird alle zwei Jahre angepasst –, ist europaweit auszuschreiben. Darunter gilt Landesrecht, in vielen Ländern die Unterschwellenvergabeordnung.
• Produktneutral beschreiben. Ein bestimmtes System darf nur in begründeten Ausnahmefällen vorgegeben werden. Beschreiben Sie Anforderungen, nicht Produkte – sonst ist die Ausschreibung angreifbar.
• Eignung und Zuschlag trennen. Ob ein Anbieter grundsätzlich geeignet ist (Erfahrung, Referenzen, Leistungsfähigkeit), wird vorab geprüft. Bewertet und verglichen wird anschließend nur das Angebot selbst.
• Das wirtschaftlichste Angebot gewinnt – nicht automatisch das billigste. Qualitative Kriterien sind ausdrücklich erlaubt und bei Websites sinnvoll.
• Vorbefasste Unternehmen transparent behandeln. Wer an der Vorbereitung mitgewirkt hat, etwa am Lastenheft, darf sich nur beteiligen, wenn der Wettbewerb dadurch nicht verzerrt wird. Das sollte vorab geklärt und dokumentiert werden.
• Das passende Verfahren wählen. Für Website-Projekte mit konzeptionellem Anteil eignet sich oft ein Verfahren mit Teilnahmewettbewerb und Verhandlung oder Präsentation – so lässt sich über Lösungen sprechen statt nur über Preise.
• Standardverträge nutzen. Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für IT-Leistungen (EVB-IT) regeln viele Fragen zu Erstellung, Service und Nutzungsrechten bereits.

Nach welchen Kriterien Sie auswählen sollten

Eine gute Bewertungsmatrix bildet ab, was die Website über Jahre leisten muss. Ein Beispiel für die Gewichtung der Zuschlagskriterien:

Zwei Punkte werden besonders oft unterschätzt:

• Die Gesamtkosten. Ein günstiger Relaunch mit hohen jährlichen Lizenz- und Partnerkosten ist über sechs Jahre oft teurer als ein Angebot mit höherem Startpreis. Fordern Sie eine vollständige Kostenaufstellung für die gesamte Laufzeit.
• Der Ausstieg. Was passiert, wenn Sie in sechs Jahren den Dienstleister wechseln wollen? Lassen Sie sich zusichern, dass Inhalte vollständig exportiert werden können, dass Sie die nötigen Nutzungsrechte erhalten und dass das System auch von anderen betreut werden kann.

Sitecore, Drupal, TYPO3: wann passt was?

Weil die Ausschreibung produktneutral sein muss, entscheiden am Ende die Angebote. Für die Vorbereitung hilft trotzdem ein ehrlicher Blick auf die verbreiteten Systeme:

Der Wechsel weg von Sitecore

Viele Kommunen haben sich vor Jahren für Sitecore entschieden – oft aus guten Gründen. Heute zeigt sich häufig: Die Lizenzkosten laufen weiter, die Marketing-Funktionen werden kaum genutzt, die Redaktion kann Änderungen nicht selbst umsetzen, und Fachleute sind rar und teuer. Ein Wechsel lohnt sich dann – wenn er gut vorbereitet ist:

1. Verträge prüfen. Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungsklauseln von Lizenz, Hosting und Wartung festhalten. Der Livegang des neuen Systems sollte vor der nächsten Verlängerung liegen, damit keine Kosten doppelt anfallen.
2. Bestand erfassen. Alle Seiten, Dokumente, Formulare, Medien und Adressen per Crawler erfassen – inklusive der Adressen, die nur noch von außen verlinkt sind.
3. Inhalte sichern. Inhalte über die vorhandenen Schnittstellen oder per Crawl exportieren und strukturiert in das neue System übernehmen. Dabei gleich aufräumen: Veraltetes nicht mitnehmen.
4. Funktionen ehrlich bewerten. Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt? Personalisierung und Profilbildung sind auf einer Verwaltungswebsite meist entbehrlich – und datenschutzrechtlich ohnehin heikel.
5. Anbindungen auflisten. Suche, Formulare, Terminvergabe, Ratsinformationssystem, Online-Dienste, Single Sign-on, Mailversand: Was hängt am alten System und muss neu angebunden werden?
6. Weiterleitungsplan erstellen. Jede alte Adresse bekommt eine neue – per 301-Weiterleitung. So bleiben Lesezeichen, Verlinkungen und Suchmaschinen-Platzierungen erhalten.
7. Gleitend umziehen. Micropages und Teilbereiche können schrittweise wechseln, der Hauptauftritt zum Schluss. Das senkt das Risiko.

Checkliste für Ihre Ausschreibung

• Vergabestelle früh einbindenVerfahren, Schwellenwert und Zeitplan gemeinsam festlegen
• Lastenheft produktneutralAnforderungen statt Produktnamen
• Prüfbare Abnahmekriterienfür jede Muss-Anforderung
• Barrierefreiheit konkretStandard, Prüfverfahren und Prüfung im Betrieb
• Gesamtkosten fordernfür die gesamte Laufzeit, inklusive Lizenzen
• Teststellung mit der Redaktionechte Aufgaben statt Hochglanz-Präsentation
• Migration & Weiterleitungenals eigene Leistung beschreiben
• Ausstieg regelnDatenexport, Nutzungsrechte, Dokumentation
• Betrieb in Deutschlandmit Vertrag zur Auftragsverarbeitung
• Schnittstellen benennenFachverfahren, Single Sign-on, Mail, App, Open Data

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das jeweils geltende Vergaberecht des Bundes und Ihres Landes sowie die Vorgaben Ihrer Vergabestelle.