Einsatzfälle bewerten
Nicht jede gute Idee ist ein guter Einsatzfall. Wir bewerten Vorschläge aus den Fachbereichen nach Nutzen, Datenlage, Risiko und Prüfbarkeit – und empfehlen, mit Fällen zu beginnen, bei denen ein Mensch das Ergebnis ohnehin prüft.
| Einsatzfall | Nutzen | Prüfpfad |
|---|---|---|
| Alternativtexte, Zusammenfassungen, Leichte Sprache als Entwurf | Entlastet Redaktionen, verbessert Barrierefreiheit | Redaktion gibt frei |
| Barrierefreie Dokumente | Struktur, Lesereihenfolge und Beschriftungen in PDF und Word | Automatische Prüfung nach PDF/UA plus Stichprobe |
| Suche und Assistent über Website, Ratsinfo und Satzungen | Antworten mit Quellenangabe statt Trefferliste | Jede Antwort verlinkt die Fundstelle |
| Vorsortieren von Anliegen | Meldungen und E-Mails landen schneller bei der richtigen Stelle | Mitarbeitende bestätigen oder korrigieren |
| Entscheidungen über Leistungen | Hoher Nutzen, aber hohes Risiko | Nur mit besonderer Prüfung – kann nach KI-Verordnung als Hochrisiko gelten |
Daten und Systeme KI-tauglich machen
Die meisten KI-Vorhaben in Verwaltungen scheitern nicht am Modell, sondern daran, dass Daten verstreut, unbeschrieben oder falsch berechtigt sind. Deshalb hängt KI eng an der Zielarchitektur:
- Inhalte mit Struktur: Leistungen, Satzungen, Vorlagen und Beschlüsse als Daten statt als eingescannte PDFs
- Berechtigungen, die auch für den Assistenten gelten – er sieht nie mehr als die fragende Person
- Schnittstellen, über die KI-Assistenten Daten lesen dürfen, etwa nach dem Model Context Protocol (MCP)
- Barrierefreie Dokumente – sie sind zugleich besser maschinenlesbar
Wo die Modelle laufen
Auch für KI gilt: Cloud first, nicht Cloud only. Für öffentliche Inhalte sind Dienste großer Anbieter mit Auftragsverarbeitung und Rechenzentren in der EU oft vertretbar. Für vertrauliche oder personenbezogene Daten empfehlen wir Modelle auf eigener oder souveräner Infrastruktur. Entscheidend ist, dass die Anwendung den Anbieter wechseln kann, ohne neu gebaut zu werden.
Regeln, die im Alltag helfen
Eine KI-Leitlinie für die Verwaltung muss nicht lang sein. Sie sollte beantworten, welche Dienste erlaubt sind, welche Daten hineindürfen, wer Ergebnisse prüft und wie KI-Einsatz gekennzeichnet wird. Wir entwerfen sie gemeinsam mit Datenschutz, Informationssicherheit und Personalrat.
KI-Kompetenz im Team
- Grundlagen für alle Mitarbeitenden: Was KI kann, wo sie Fehler macht, was nicht hineingehört
- Vertiefung für Redaktionen, Sachbearbeitung und Führungskräfte – an den eigenen Aufgaben
- Microsoft 365 Copilot sinnvoll einführen – von einem Microsoft Certified Trainer
- Für Entwicklungsteams: Retrieval, Bewertung von Antworten, sichere Anbindung an Fachverfahren
So sieht das bei uns aus
DokAudit (öffnet in neuem Fenster) nutzt KI dort, wo sie zuverlässig hilft – etwa bei Alternativtexten und Lesereihenfolge – und prüft jedes Ergebnis automatisch nach PDF/UA. Was die KI nicht sicher beheben kann, wird als offener Befund gemeldet statt still übergangen.